労働条件通知書の書き方、交付の時期

会社は、従業員を雇用した際に、その労働条件について従業員に明示する義務があります。

そして、その労働条件を明示した書類を労働条件通知書といい、これを従業員に交付する義務があります。

今回は、従業員を雇用した際に、従業員に交付する義務がある「労働条件通知書」について解説します。

１　何を記載すべきか

労働基準法には、労働条件通知書に記載し、明示すべき事項が定められています。（労働基準法第15条第１項前段）

明示すべき労働条件には、必ず明示しなければならない絶対的明示事項と、その定めがある場合のみ明示することが求められる相対的明示事項があります。

【 絶対的明示事項 】

①労働契約の期間に関する事項

②期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項

③就業の場所及び従事すべき業務に関する事項

④始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項

⑤賃金（退職手当及び第五号に規定する賃金を除く。以下この号において同じ。）の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項

⑥退職に関する事項（解雇の事由を含む。）

【 相対的明示事項 】

⑦退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

⑧臨時に支払われる賃金（退職手当を除く。）、賞与及び第八条各号に掲げる賃金並びに最低賃金額に関する事項

⑨労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項

⑩安全及び衛生に関する事項

⑪職業訓練に関する事項

⑫災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項

⑬表彰及び制裁に関する事項

⑭休職に関する事項

※なお上記のほか、短時間労働者を雇入れた際には、下記の事項も明示する義務があります。（パートタイム労働法第6条：特定事項）

・昇給の有無

・退職手当の有無

・賞与の有無

・短時間労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口

２　明示の方法は？

絶対的明示事項（⑤昇給に関する事項を除く。）については、①書面の交付②FAXを利用して送信③電子メール等の送信（労働者が記録を出力して書面を作成できる者に限る。）により明示しなければなりません。

なお、昇給に関する事項及び相対的明示事項は、書面の交付等は求められておらず、口頭による明示だけで足りるとされていますが、トラブル予防の観点から書面の交付等で明示するほうが良いでしょう。

３　いつまでに明示しないといけないか

明示が義務付けられている労働条件は、下記のタイミングで通知する必要があります。

①絶対的明示事項、及び相対的明示事項

労働契約の締結時に通知することが義務付けられています。

労働契約の締結時とは「内定採用時」に限らず、「契約更新時」、「出向時」、「転籍時」、「会社が合併等をした時」、「定年後再雇用時」にも、これらを新たな労働契約を締結する場面ととらえて通知の義務があります。

なお、労働条件変更時には、労働条件の明示義務はないとされていますが、トラブル予防の観点から明示しておくほうが良いでしょう。

②特定事項

雇入れた後、速やかに通知する必要があります。

４　まとめ

いかがでしょうか。

労働条件通知書の交付は、後の労使トラブルを防止するためにも重要です。

従業員を雇用した際は、必ず労働条件通知書を交付するようにしましょう。